Créances échues en non-honorées par les départements fédéraux

1. Depuis le 1er janvier 2012 tous les services de l’administration générale (loi du 22 mai 2013 art. 2, 1°) tiennent leur comptabilité dans FEDCOM. Ce logiciel fondé sur SAP permet d’assurer le suivi des délais de paiement et de vérifier quels intérêts de retard ont été payés. Pour les années précédentes, seules des statistiques partielles sont disponibles étant donné que les départements ont rejoint le projet de manière différée en quatre exercices, à travers une phase pilote et trois phases de déploiement. Pour les années précédentes, il faut chaque fois interroger une série de départements séparément. Vu les différences dans les systèmes et l’absence de modes de comptabilisation uniformes, cela pose un problème.
   Selon les statistiques de FEDCOM, environ 180.000 factures ont été payées en retard au cours de 2012. Ces factures représentaient une valeur totale de 2,2 milliards euro.  Par département, il s’agit des nombres et montants mentionnés dans le tableau 1.
   Il convient cependant de formuler quelques considérations par rapport au tableau 1.
   1. Le délai de paiement peut être défini à différents moments dans FEDCOM.
      1. Lorsqu’un fournisseur est repris une première fois dans FEDCOM (en principe avant la passation de la toute première commande à son adresse), il faut saisir un délai de paiement dans le système. En principe le délai légal commun de 30 jours est saisi.
      2. Lorsqu’une commande est placée et que le délai de paiement figurant dans le contrat est plus long ou plus court que le délai associé au fournisseur, ce délai sera adapté aux dispositions contractuelles : p.ex. 50 jours possible.
      3. Lorsque la facture entre, après livraison des biens ou services, le délai de paiement peut une nouvelle fois être adapté. Le système le permet afin de pouvoir payer encore dans les délais une facture qui est injustement traitée tardivement. Par exemple, l’approbation de la facture à payer à 50 jours est saisie avec 30 jours de retard.  Le délai de paiement peut alors être réduit à 20 jours afin que la facture puisse être payée à temps.
      4. Il arrive qu’un délai de paiement inférieur au délai contractuel soit saisi.
   2. Un délai de paiement inférieur au délai contractuel peut néanmoins se présenter comme un paiement tardif.  Parfois un délai contractuel est remplacé par un délai plus court de 30 jours. Si le paiement est effectué le 32^ième jour, le système indique statistiquement un paiement tardif, alors que le paiement a été effectué trop tôt par rapport au contrat.
   3. Les montants sont très fortement influencés par quelques paiements très importants à l’égard de la SNCB.
   4. Une facture peut être payée tardivement car il y a des discussions sur la fourniture ou les services livrés. Dans ces cas, le paiement est tardif mais le retard n’est pas imputable au fonctionnement des administrations fédérales.
   5. En ce qui concerne les intérêts, nous ne sommes pas en mesure de vérifier s’ils ont été imputés sur les comptes corrects ou s’ils ont été ajoutés aux frais des factures mêmes. Si le plan comptable est utilisé correctement, ils sont comptabilisés sur des comptes séparés.
      Télécharger le Tableau 1 Factures fournisseurs belges avec numéro de TVA payées en retard en 2012Le tableau suivant présent la répartition dans le temps des factures payées en retard. 71% du montant payé en retard a été payé dans les 9 jours. Les pourcentages cumulés nous apprennent que 91% était payé dans les 39 jours après l’échéance.  Pour les factures de plus de 1000 jours, la saisie de la date a  fait l’objet d’une erreur dans de nombreux cas.  Certaines dates se situent plus de 10 ans en arrière. Télécharger le Tableau 2 Nombre et montants des factures classées par nombre de jours de retard de paiement Etant donné que la question renvoyait explicitement aux soldes impayés le 31 décembre, le tableau 2 présente le nombre et les montants des factures impayées à la fin de l’année et dont l’échéance est dépassée. Ces factures font donc aussi partie de la catégorie des factures payées en retard.  Avec le temps, elles apparaîtront dans le tableau 1 pour l’année 2013.Dans ce contexte également, on peut poser la question du degré de tardivité du paiement des factures. Vous trouverez la réponse dans le tableau 4 ci-dessous qui classe la totalité des factures payées en retard en fonction du nombre de jours de retard. Les dernières périodes présentent quelques notes de crédit en négatif. Elles ont été conservées afin de préserver la correspondance avec le tableau précédent.Télécharger le Tableau 3 Factures fournisseurs belges avec numéro de TVA impayées le 31/12/12 et payées en retard

      Télécharger le Tableau 4: Nombre et montants des factures impayées le 31/12/2012 classées par nombre de jours de retard de paiement

2. Vous trouverez les intérêts moratoires liés aux factures payées en retard en 2012 dans FEDCOM. Il s’agit ici seulement de ceux qui ont été correctement imputés.Télécharger le Le tableau 5 présente les totaux par organisation ayant comptabilisé des intérêts moratoires en 2012

3. Aucun chiffre n’est disponible à ce sujet.  Les intérêts moratoires portés en compte et comptabilisés sont ceux prescrits par la législation sur les achats.

4. FEDCOM permet une analyse par administration. Attention : le système est exclusivement opérationnel pour les services de l’administration générale visés par l’art.2, 1° de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l’Etat fédéral. Certains tableaux ci-dessus présentent clairement la division par organisation.

5. FEDCOM a été déployé dans les services susmentionnés, mais ne fonctionne pas pour les fonds utilisés par le pouvoir judiciaire. En principe, ces derniers pourront aussi intégrer FEDCOM avec le temps.  Néanmoins, leurs dépenses sont en grande partie traitées au départ des différentes cours de justice.  Elles n’apparaissent pas dans ces statistiques.

Afin de prévenir les faiblesses mentionnées au point 1, le SPF Budget et Contrôle de la Gestion a élaboré une circulaire définissant les différentes dates utilisées dans FEDCOM et comprenant des recommandations pour l’utilisation de méthodes de paiement. Le système même permet un paiement dans les trois jours. L’arriéré naît lors du traitement et de l’approbation des factures qui parcourent encore un circuit manuel. Ce dernier défaut disparaîtra lors du passage vers l’acceptation de factures fournisseurs électroniques.

Les règles de comptabilité générale applicables dans FEDOM sont les mêmes que dans les entreprises, sauf que le plan comptable a été adapté. Les services sont obligés de respecter le plan comptable de FEDCOM. Cela devra également être abordé dans la circulaire précitée.