Schriftelijke vraag van mevrouw Nele Lijnen
Vraag
Een tijd geleden was er veel ophef over het zogenaamde eHR-project. Het doel was de volledige informatisering van het personeelsbeheer van de federale overheidsdiensten. Het project werd opgestart in 2007. Vijf jaar later blijkt dat het project allesbehalve gerealiseerd is. Nu moet men vanaf nul herbeginnen. Sinds 2007 is er al ongeveer 22 miljoen euro gebruikt voor het project en de kosten zullen nu nog verder oplopen.
Ik kan het toenemend gebruik van informaticatoepassingen binnen onze overheid alleen maar toejuichen: het maakt de werking van de overheid efficiënter, sneller en toegankelijker. Het bevordert de communicatie en stelt de overheid in staat om transparant te werken. Vernieuwingen op het vlak van informatica zijn dan ook nodig. Dit betekent echter niet dat elke kost die in het kader van ICT gemaakt wordt, ook de gewenste verhoogde efficiëntie en effectiviteit oplevert. Een grondige voorbereiding, een degelijke implementatie en een correcte (tussentijdse) evaluatie blijven zeer belangrijk.
Daarom had ik u graag enkele vragen gesteld omtrent dit thema:
- Zijn er op uw departement de laatste jaren (grootschalige) projecten uitgevoerd in het kader van ICT? Zo ja: wat was de kostprijs van deze projecten? Werd het vooropgestelde doel bereikt, en dit binnen de vooraf bepaalde tijd en kostenraming?
- Indien er projecten uitgevoerd zijn: werd hiervoor beroep gedaan op Fedict of op een extern bedrijf? Heeft u een extern bedrijf overwogen? Waarom de keuze voor Fedict of een extern bedrijf?
- Indien er ICT-projecten zijn uitgevoerd: gebeurde dit in overleg of in samenwerking met andere departementen of Federale Overheidsdiensten?
- Indien er projecten zijn uitgevoerd in het kader van ICT: wat waren de belangrijkste redenen? Werd het project als wenselijk of noodzakelijk ervaren door uw personeel?
Antwoord
1. Overzicht grootschalige projecten
1.1. In uitvoering van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat, diende de federale overheid over te schakelen van een kasboekhouding naar een boekhouding op transactiebasis. Daartoe moest een volledig nieuw informaticasysteem geïnstalleerd worden. De FOD Budget en Beheerscontrole heeft hiertoe een openbare aanbesteding uitgeschreven en in 2007 een contract getekend met IBM/CSC. Het project draagt de naam FEDCOM.
1.2. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende contractuele fasen en de bedragen die eraan werden besteed:
| Beschrijving |
miljoen eur incl. BTW |
| Basiscontract IBM/CSC totaal inclusief licenties en 4 jaar onderhoud van de licenties |
17,09 |
| PCR001 Aankoop documentatieprogrammatuur RWD |
0,37 |
| PCR002 Implementatie volledige algemene boekhouding |
0,88 |
| PCR003 A Aanpassing personeel aan 3 roll-outs over 3 jaren |
2,09 |
| PCR003 B Aanvulling personeel |
0,62 |
| PCR004 A Veranderingbeheer |
0,02 |
| PCR004 B roll-out management |
0,18 |
| PCR005 A Ondersteuning roll-out 3 |
1,07 |
| PCR005 B Aanvulling personeel |
0,46 |
| PCR006 Aanvulling personeel na de roll-out |
1,67 |
| PCR007 Aankoop en onderhoud software |
0,34 |
| Indexering toe te voegen aan deze bedragen |
1,03 |
| TOTAAL |
25,82 |
Op 30 april 2007 werd een contract gesloten met de firma’s IBM en CSC om het SAP ERP-systeem te installeren. De oorspronkelijke kostprijs van het project werd geraamd op 17,1 miljoen euro. Het was eerst de intentie om de overheidscomptabiliteit te beperken tot een budgettaire boekhouding op transactiebasis, en dus niet over te gaan tot een volledige algemene boekhouding, in tegenstelling tot wat de wet bepaalde.
De verschillende uitbreidingen hadden met de volgende elementen te maken :
| Contractwijziging | Doel |
| PCR001 Aankoop documentatiesoftware RWD | Aanschaf van een programmatuur voor het uitschrijven van instructies die dan ter beschikking zijn via de helpfunctie van SAP |
| PCR002 Implementatie volledige algemene boekhouding | Het was eerst de intentie om de overheids- boekhouding te beperken tot een budgettaire boekhouding op transactiebasis, en dus niet over te gaan tot een volledige algemene boekhouding, in tegenstelling tot wat de wet bepaalt.
In de loop van 2008 besliste de regering om toch een volledige algemene boekhouding in te voeren, zoals bepaald in de bovengenoemde wet van 2003. Dit bedrag dekt de implementatie van de algemene boekhouding bij de piloot-FODs. |
| PCR003 A Aanpassing personeel aan 3 roll-outs over 3 jaren | Pas na de succesvolle implementatie van de pilootfase, werd beslist het nieuwe systeem uit te rollen naar de andere FODs, en PODs (zie roll-outplan hieronder).
Tevens werd voor de 3 geplande roll outs rekening houdend met de complexiteit van het invoeren van een dubbele boekhouding de roll-outperiode uitgebreid van 8 maanden tot 1 jaar per roll-out (van 24 maanden naar 36 maanden roll-out). |
| PCR003 B Aanvulling personeel | Deze elementen hebben te maken met de contractuele bepalingen dat het personeel van IBM/CSC daalde terwijl het personeel van de FOD B&B zou toenemen om de taken stilaan over te nemen. De aanwerving en ook de opleiding van het personeel om de sterk gespecialiseerde taken over te nemen verliepen echter trager dan gepland.
Een tweede element dat hier speelde was de vraag van de deelnemende organisaties om de roll-out te spreiden over twee i.p.v. een enkel jaar. Sommigen startten eerder terwijl anderen een jaar later eindigden. |
| PCR004 A Veranderingsbeheer | |
| PCR004 B Roll-out management | |
| PCR005 A Ondersteuning roll-out 3 | |
| PCR005 B Aanvulling personeel | |
| PCR006 Aanvulling personeel na de roll-out | Deze aanvulling heeft te maken met het aantal projecten dat nog verder op vraag van de deelnemende FODs en PODs moet worden afgewerkt. Het omvat onder meer de uitwerking van een blauwdruk en pilootfase voor het invoeren van e-scanning en e-invoicing waarbij de overheid de leveranciersfacturen elektronisch zou kunnen ontvangen en elektronisch verwerken in het boekhoudsysteem. |
| PCR007 Aankoop en onderhoud programmatuur | Op vraag van de FOD Financiën wordt er een systeem voor beheer van overeenkomsten geïnstalleerd. Dat kan later worden uitgerold naar andere organisaties.
Tevens werd de nieuwste programmatuur aangekocht voor het verzorgen van de rapportering. |
| Indexering toe te voegen aan deze bedragen | Dit bedrag omvat de indexering die op grond van de contractuele bepalingen verschuldigd was. De oorspronkelijke prijzen dateerden immers van 2006 en werden tweemaal aangepast aan de evolutie van de index (2008 en 2012). |
1.3. Na herziening van de toepassing in 2008 en de roll-out fase werd het doel van het project bereikt om een algemene boekhouding en geïntegreerde budgettaire en analytische boekhouding te kunnen voeren in het algemeen bestuur, dat alle federale overheidsdiensten hergroepeert. De laatste organisaties startten zoals gepland op 1 januari 2012 en gaan pas nu hun eerste balans en resultatenrekening kunnen presenteren. Er is een overgangsperiode van 5 jaar voorzien voor het invoeren van de inventaris van de vaste activa. Het betekent niet dat er geen kinderziekten zijn. Het Rekenhof heeft viermaal een audit van het project gemaakt. De verslagen zijn allemaal te vinden op zijn website.
Wat de kostenraming betreft heeft de FOD B&B er geen idee van of er een jaarlijkse besparing bij de federale overheidsdiensten is genoteerd ten gevolge van de invoering van een centraal systeem.
2.1. Voor de uitvoering van het FEDCOM-project werd een beroep gedaan op consultants van de firma’s IBM en CSC; de kennis om een ERP-systeem te configureren was niet beschikbaar binnen de federale overheid.
2.2. FEDICT was wel vertegenwoordigd in de stuurgroep van het project. De stuurgroep vergaderde maandelijks van midden 2007 tot februari 2012.
3.1. Het FEDCOM-project werd in nauwe samenwerking met alle FOD’s en POD’s uitgevoerd in 4 fases, voorafgegaan door het opstellen van een blauwdruk waarbij vertegenwoordigers van alle FODs betrokken waren:
– Fase 1: Een pilootproject met de 4 horizontale FOD’s, de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en de Schatkist werd uitgevoerd tussen juli 2007 en december 2008. Het werd operationeel op 1 januari 2009;
– Fase 2: Een eerste roll out-fase met de FOD’s Economie, Werk, Sociale Zekerheid en de POD Maatschappelijke Integratie werd beëindigd op 31 december 2010;
– Fase 3: De tweede roll out met de FOD’s Mobiliteit, Buitenlandse Zaken en Financiën werd operationeel op 1 januari 2011;
– Fase 4: De laatste roll out met de FOD’s Justitie, Binnenlandse Zaken, de POD Wetenschapsbeleid, het Ministerie van Landsverdediging en de Federale Politie zijn live gegaan op 1 januari 2012.
3.2. Elk jaar wisselde de samenstelling van de stuurgroep en kwamen de voorzitters van de FODs, vertegenwoordigd door hun directeurs B&B, evenals de interne projectleiders van de FODs aan boord voor de duur van de roll-outperiode. Binnen elk departement fungeerden telkens ook een aantal sleutelgebruikers om de lokale gebruikers te ondersteunen bij de overgang naar het nieuwe systeem.
4.1. De uitvoering van het FEDCOM-project was noodzakelijk om tegemoet te komen aan de bepalingen van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat. Deze wet volgde op de wet van 15 maart 1991 (B.S. van 22.5.1991) houdende hervorming van de algemene rijkscomptabiliteit en van de provinciale comptabiliteit. Daarbij werd het initiatief genomen om een dubbele boekhouding in te voeren en te starten met de uitwerking van de verschillende modaliteiten.
4.2. De personeelsleden van de verschillende FOD’s en POD’s erkenden de noodzaak van de invoering van een nieuw informaticasysteem om een geïntegreerde algemene, budgettaire en analytische boekhouding te kunnen voeren in overeenstemming met de wetgeving.