De Ministerraad heeft op donderdag 27 maart 2009 de nota goedgekeurd die was neergelegd door de Staatssecretaris voor Buitenlandse Zaken, Olivier CHASTEL, betreffende de logistieke voorbereiding van het Voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie in 2010.
De Ministers hebben hun akkoord gegeven voor de personeelsbehoeften, de begroting van het Voorzitterschap voor 2009 en 2010, de zoektocht naar bijkomende middelen, de communicatie en de culturele omkadering, en de agenda van het Voorzitterschap.
Om te kunnen genieten van bijkomende middelen voor de begroting worden partnerschappen met de privésector gezocht. Dit type partnerschap werd regelmatig gebruikt door vorige Voorzitterschappen, meer bepaald voor de organisatie van colloquia of de culturele omkadering.
Een strategisch communicatieplan werd opgesteld om het Europees project zo toegankelijk mogelijk te maken voor de burger. Een van de centrale communicatiemedia tijdens het Voorzitterschap – zowel naar de Belgische burgers als naar de EU-partners en de nationale en internationale pers – zal de website zijn. Deze website van het Voorzitterschap zal voor België de originele informatie- en communicatiebron zijn in het kader van haar Voorzitterschap van de EU-raad.
De Ministerraad heeft ook de road map vastgelegd en de grote lijnen voor de organisatie van bijeenkomsten van de verschillende Raden.
In zijn nota heeft Olivier CHASTEL erop aangedrongen dat er bij de organisatie van het Voorzitterschap rekening gehouden wordt met de criteria voor duurzame ontwikkeling. De Staatssecretaris wil zo de aandacht van de leden van de federale regering, die tijdens het Voorzitterschap evenementen organiseren, vestigen op de toepassing van goede praktijken inzake transport (collectief in plaats van individueel), verwarming en airconditioning, elektriciteitsverbruik, materialen (en afval) die gebruikt worden bij eventuele tijdelijke constructies, restaurants en logies. Bij het afsluiten van contracten of bij de toekenning van openbare aanbestedingen op dit gebied, vraagt Olivier Chastel dat er bijzondere aandacht wordt besteed aan de naleving van de duurzame criteria (op sociaal, economisch en milieuvlak) die verbonden zijn met deze producten en diensten.