De cel Optifed is voortdurend op zoek naar projecten die de kosten bij de overheidsdiensten kunnen drukken en de efficiëntie verhogen. De Ministerraad keurde deze en vorige week opnieuw drie projecten goed.
- Costing out mobiele telefonie
Onderzoek wees uit dat de uitgaven voor telecommunicatie bij de federale overheid tot de top 10 van de totale werkingskosten behoren: 25,8 miljoen euro werden in de eerste zes maanden van 2012 besteed aan telefoonverkeer, mobiel verkeer, internetverbindingen en dataverkeer. Mobiel verkeer was goed voor 3,6 miljoen euro.
Het ter beschikking stellen en het gebruik van mobiele telefoontoestellen is niet gereglementeerd en verschilt sterk tussen en zelfs binnen de verschillende overheidsdiensten. Voortaan zullen de leidende overheidsmedewerkers strikt moeten toezien op het privé- en professioneel gebruik van gsm’s.
Op vandaag bestaan er verschillende contracten met providers. Sinds 1 januari 2012 is er echter een kadercontract met Belgacom dat tarieven hanteert die 50% goedkoper zijn dan de vroeger gehanteerde tarieven. Alle andere contracten moeten binnen het jaar opgezegd worden. Diensten die toch nog voor een ander contract kiezen, moeten die keuze motiveren.
Dat alles moet een jaarlijkse besparing van 5% op 7,2 miljoen euro opleveren (360.000 euro).
- LEAN Academy
LEAN is een managementfilosofie die precies nastreeft wat Optifed beoogt: via procesanalyse samen met de medewerkers streven naar optimalisatie. Zo kon recent nog op basis van een gezamenlijke studie door Maggie De Block en Hendrik Bogaert de doorlooptijd van de asielprocedure bij het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen ingekort worden naar 90 dagen. Dit soort van samenwerkingen moet verder uitgerold worden in heel de organisatie.
Daarom zullen honderd overheidsmedewerkers dit jaar een LEAN Academy volgen om de LEAN-principes te leren kennen. De opleiding valt uiteen in twee delen: drie dagen theorie en drie dagen om een case in de eigen dienst uit te werken. Zo worden er meteen 40 concrete LEAN-projecten gerealiseerd. De cursisten kunnen hun ervaringen later zelf overdragen aan hun collega’s en de LEAN-aanpak over de hele organisatie verspreiden.
- Unified Communications
In 2013 neemt de FOD Economie een Unified Communicationssysteem in gebruik. Alle vormen van communicatie komen samen op één technologisch communicatieplatform: telefonie, contactcentersoftware, e-mail, agendabeheer, webvergadering, chat, videoconference, social media. Dat betekent dat bijvoorbeeld faxen kunnen gelezen worden als emails of dat email te beluisteren is als voicemail.
Medewerkers kunnen al hun inkomende en uitgaande communicatie via datzelfde platform laten verlopen. Dat bespaart hen tijd en moeite. De gebruiker weet van zijn kant altijd zeker dat hij via alle mogelijke kanalen dezelfde, eenduidige en correcte informatie ontvangt.
Hendrik Bogaert: “Optifed werpt zijn vruchten af. Tal van projecten lopen al en onze medewerkers bewijzen hun creativiteit door zelf met innovatieve voorstellen te komen. We moedigen hen daar ook toe aan, onder andere via de LEAN Academy. Zo’n grote betrokkenheid heeft een inspirerend effect op de hele organisatie. ”
Olivier Chastel : «Dit project toont perfect aan dat de overheidsdiensten ook een visie hebben op zowel organisatorische, menselijke als budgettaire verbeteringsprocessen.»