Eerste minister Elio Di Rupo, Minister van Begroting en Administratieve Vereenvoudiging Olivier Chastel en Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Diensten Hendrik Bogaert richten Optifed op. Een kleine en tijdelijke cel ambtenaren spoort goede efficiëntiepraktijken in de federale overheid op en past ze vervolgens toe in zoveel mogelijk andere diensten.
De federale overheidsdiensten werken dag in dag uit aan de verdere verbetering van hun dienstverlening aan burgers en bedrijven. Zij onderzoeken ook hoe ze hun eigen werking efficiënter en goedkoper kunnen organiseren. Daarvoor passen ze moderne managementtechnieken, procedures en systemen toe, elk toegespitst op hun eigen dienst.
De regering wil Optifed praktijkvoorbeelden laten opsporen die hun nut bewezen hebben in bepaalde diensten om ze daarna toe te passen in andere diensten. Zij zullen zich eerst en vooral richten op projecten die relatief snel besparingswinst opleveren. Die winsten kunnen de overheidsdiensten dan opnieuw investeren in projecten die op hun beurt weer winst genereren.
De best practices kunnen betrekking hebben op alle mogelijke aspecten van de werking van de diensten zoals personeelsmanagement, aankoopbeleid, investeringen in en gebruik van infrastructuur, uitvoeren van audits en logistiek beheer.
Een concreet voorbeeld kwam recent tot stand bij Fedict met het project shared services. Zij bieden alle overheidsdiensten de mogelijkheid om gebruik te maken van gezamenlijke ICT-middelen waardoor ze daar zelf geen tijd en middelen meer moeten in investeren. Het gaat bijvoorbeeld om een gemeenschappelijk mailsysteem of gemeenschappelijke telefonie op basis van IP-technologie.
De cel Optifed zal bestaan uit een beperkt aantal ambtenaren, waaronder een programmacoördinator. Het gaat om ambtenaren die al in dienst zijn en een tijdelijke opdracht krijgen tot het einde van deze legislatuur. Hun werking zal – in de geest van hun opdracht – geen extra kosten met zich meebrengen. Integendeel, hun opdracht heeft net een terugverdieneffect.
Hendrik Bogaert: “Er zijn tal van goede voorbeeldpraktijken te vinden binnen de overheid. Zelfs privé-bedrijven komen bij bepaalde van onze diensten hun licht opsteken. Het is dan ook niet meer dan logisch dat we die ervaringen delen binnen de eigen diensten ten voordele van de hele federale overheid. Net zoals het goedgekeurde project van de kruispuntbank vraagt ook Optifed geen bijkomende investeringen.”
Olivier Chastel: « De bedoeling is niet om een revolutie te ontketenen in de administraties, maar om tegemoet te komen aan de verwachtingen van de burgers, door de werking van de administraties te verbeteren en ze toegankelijker te maken voor iedereen. Door gebruik te maken van het potentieel dat aanwezig is in de 14 federale overheidsdiensten op het terrein waarop ze het best presteren, zou Optifed een schaalvoordeel moeten opleveren. Dat kan bijvoorbeeld voor de aankoop van materiaal, het samenvoegen van activiteiten, enz. »