La cellule Optifed est sans cesse à la recherche de projets pouvant réduire les coûts dans les services publics tout en augmentant son efficience. La semaine passée et ce matin, le Conseil des Ministres a à nouveau approuvé trois projets.
- Costing out téléphonie mobile
Une étude a démontré que les frais en matière de télécommunication de l’administration fédérale figurent dans le top 10 de leurs coûts totaux de fonctionnement: 25,8 millions d’euros au total ont été facturés pour les six premiers mois de 2012 pour les télécommunications, téléphones fixes et mobiles, connexion internet, trafic de données. Les frais de téléphonie mobile représentaient plus de 3,6 millions d’euros.
La mise à disposition et l’usage d’appareils GSM ne sont pas réglementés et une grande différence entre services publics ou même au sein d’un même service est constatée. Désormais, les fonctionnaires dirigeants de l’administration fédérale devront surveiller strictement l’usage privé et professionnel des GSM.
Actuellement, différents contrats existent avec les fournisseurs. Cependant, depuis le 1er janvier 2012, un contrat cadre avec Belgacom existe, offrant des tarifs 50% moins chers que les tarifs utilisés précédemment. Tous les autres contrats devront être résiliés d’ici un an. Les services qui optent encore pour un autre contrat devront motiver ce choix.
Toutes ces mesures doivent entraîner une économie annuelle de 5% sur 7,2 millions d’euros (360.000 d’euros).
- LEAN Academy
LEAN est une philosophie de management qui cherche à atteindre exactement l’objectif d’Optifed: poursuivre des optimisations via une analyse des processus avec les collaborateurs. Ainsi un étude commune de Maggie De Block et Hendrik Bogaert a permis de réduire le délai de la procédure d’asile auprès du Commissariat général aux Réfugiés et Apatrides à 90 jours. Ce genre de collaborations doit être étendu dans toutes les organisations.
C’est la raison pour laquelle cent employés de l’Etat suivront cette année une « LEAN Academy » afin d’apprendre les principes LEAN. La formation consiste en deux parties: trois jours de théorie et trois jours pour élaborer un projet au sein de leur propre service. 40 projets LEAN concrets vont être immédiatement réalisés. Les participants à cette formation transmettront ensuite leur expérience à leurs collègues et diffuseront ainsi l’approche LEAN dans l’ensemble de leur organisation.
- Unified Communications
En 2013, le SPF Economie mettra en service un système de Unified Communications.
Toutes les formes de communication seront réunies sur une plate-forme de communication technologique : téléphonie, centre de contact logiciel, e-mail, gestion de l’agenda, réunion via le web, chat, vidéoconférence, media sociaux. Ceci signifie, par exemple, que les fax peuvent être lus sous forme d’e-mail et qu’un e-mail peut être écouté comme un voicemail.
Les collaborateurs pourront faire passer tout type de communication via cette plate-forme. Ceci leur fait gagner du temps. De son côté, l’utilisateur est toujours certain qu’il reçoit la même information univoque et correcte via tous les canaux possibles.
Hendrik Bogaert: “Optifed commence à porter ses fruits. Des tas de projets sont déjà en cours et nos collaborateurs font preuve de créativité en faisant eux-mêmes des propositions d’innovation. Nous les y encourageons aussi, entre autre via la LEAN Academy. Une telle implication est un source d’inspiration pour l’ensemble de l’organisation. ”
Olivier Chastel : « Ce projet démontre bien que les Services publics peuvent aussi avoir une vision d’optimalisation des processus tant organisationnelle, qu’humaine et budgétaire ».
