Op vrijdag 13 november heeft Olivier Chastel, samen met Eerste minister Herman Van Rompuy en Minister van Buitenlandse zaken Yves Leterme, zijn collega’s op de Ministerraad op de hoogte gebracht van de vooruitgang van de voorbereidingen voor het Voorzitterschap. De Staatssecretaris heeft ook een aantal beslissingen, die noodzakelijk zijn voor de verdere voorbereiding van het Voorzitterschap, ter goedkeuring voorgelegd. Er werd fors onderhandeld over deze voorbereidende maatregelen in de werkgroep begroting, de Task Force 2010 en de follow-upgroep voor het Voorzitterschap, die regelmatig vergaderden op het kabinet Chastel Chastel.
« De begroting voor het toekomstige Voorzitterschap bedraagt 74,066 miljoen euro waarvan een reserve van 5 miljoen voor onvoorziene uitgaven » zei Olivier Chastel. 4,066 miljoen werd toegewezen aan de tijdelijke personeelsnoden bij andere FOD’s dan Buitenlandse zaken en de Kanselarij. De overige 65 miljoen worden verdeeld over de verschillende FOD’s-POD’s. De kosten voor veiligheid en ordehandhaving worden gedekt door een bijkomende enveloppe van 16 miljoen euro, toegekend aan de FOD Binnenlandse zaken. « We bevinden ons in een andere configuratie dan in 2001 : we waren een Europa met 15 lidstaten, sindsdien zijn we met 27», benadrukte de Staatssecretaris voor Europese zaken.
Olivier Chastel drukte zijn tevredenheid uit over het vastleggen van de officiële vergaderkalender van de Raad onder Belgisch Voorzitterschap, die eind november zal overgemaakt worden aan het secretariaat-generaal van de Raad. Hierin werden ook de data opgenomen voor de 2 Europese Raden, de formele zittingen van de Raad, de plenaire zittingen van het Europees Parlement en de vergaderingen van de groepen op hoog niveau. « We hebben ook een lijst opgesteld met de federale en gewestelijke ministers die een formatie van de Raad zullen voorzitten », zei Olivier Chastel.
De Staatssecretaris maakte ook bekend dat de Ministerraad akte had genomen van de instelling van een Handvest en een Handleiding voor de organisatie van duurzame evenementen. « Dit betekent dat we rekening zullen houden met de drie dimensies van duurzame ontwikkeling, namelijk de sociale, economische en ecologische aspecten, bij de organisatie van evenementen in het kader van het Voorzitterschap », verduidelijkte Olivier Chastel.
Sinds oktober 2008 worden ook raadplegingen van het middenveld georganiseerd. Ook vonden er ontmoetingen plaats met de officiële adviesorganen, een burgerdebat (dankzij het forum U en Europa) en seminaries over de grote Europese kwesties. Om tegemoet te komen aan de verwachtingen van het middenveld, zal de Staatssecretaris voor Europese zaken rechtstreekse ontmoetingen organiseren tussen leden van de regering en vertegenwoordigers van het middenveld.
Deze bepalingen, die werden goedgekeurd door de Ministerraad, zullen op 18 november eveneens aan het Overlegcomité worden voorgelegd, waar een beslissing zal worden genomen over de cofinanciering tussen de federale overheid en de gewesten en gemeenschappen.
Volgens Olivier Chastel, « zijn we er, 7 en een halve maand voor het begin van het Belgisch Voorzitterschap van de Europese Unie, helemaal klaar voor. Nooit werd een Belgisch Voorzitterschap zo vroeg voorbereid. Nooit eerder ook was de voorbereiding zo inclusief ».